fbpx

6個excel 必學功能,立即由excel新手變成高手【職場技能】

相信很多人在整理資料的時候都有用過Excel,從家裏的記帳簿,到老師的成績計算表,到公司嘅資料庫。

今日就教大家六個Excel技巧

excel

技巧一:快速排序

只要在表格內打上兩個數字排序,選取兩欄,下拉後就可自動排序之後的數字,若是想使用日期,也可以用這樣的方法,快速拉好表格。

技巧二:換行對齊

如果你使用了「合併儲存格」功能,令文字區塊散落不一、或者係多字無法顯現,可以先按「文字換行」中的「自動換行」,再使用「水平對齊」功能來統一,閱讀起來更容易。

技巧三:快速運算功能

設定對的函數就能提高工作效率,像是函數的相對、絕對位址(address)設定要正確,簡單的加、減、乘、除很簡單,只要在答案格中先輸入「=」,游標圈選要運算的數值,再輸入四則運算公式,就能得到答案了。

技巧四:善用欄的排序

每個欄位的下拉選單,都會有:排序工作表(A➡Z)、排序工作表(Z➡A),這個功能為依據該欄位的數值大小做排列,例如可以以「生日日期」、「數值大小」去選擇要由大到小,還是由小至大,方便做排名性的閱讀。

 如果遇到的是「想要排序中文字」這個狀況,首先,你先點選想要排序的儲存格,再點選上方工具列「資料」的「排序」,然後選擇「自訂排序」。跳出來的對話框中請選「順序」下拉選單中的「自訂清單」,清單中就可以找到如星期、月分等類別。

技巧五:善用按鍵

工具列第二層有許多按鈕可幫助版面更清晰易讀,如果文字敘述在一個表格內因為過多而無法顯示全部,可按「文字換行」的「自動換行」。

技巧六:一秒把表格變圖表

按下F11,數字轉化成資訊圖表

只放一堆數字的表格,看起來就很普通,如果製作成資訊圖表感覺更專業。要把表格圖表化,最快的方法是全選資料、按下「F11」,Excel就會變出一張對應的圖表給你。不過目前快速鍵預設的是建立直條圖,假如需要其他的圖表,就要再自己修改圖表類型。

Leave a Comment

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *